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Déclaration obligatoire en cas de perte, vol ou événement grave - Nouveautés et rappel

CERN/DG-RH/17306 - 29 avril 2014

La présente communication remplace celles publiées dans les Bulletins n°13-14/2006 et n°28-29/2009 et la mise à jour du 18 novembre 2011.

1. Définitions

On entend par :

- « domaine clôturé », les parties clôturées des terrains dont dispose l'Organisation, y compris les bâtiments isolés et les installations souterraines,
- « événement grave », tout événement contraire aux règles qui visent à protéger les personnes et les biens (exemples : agression, menace, sabotage, vandalisme).

2. Déclaration interne

Les pertes, vols et événements graves doivent faire l'objet d'une déclaration interne, s'ils surviennent :

- à l'intérieur du domaine clôturé, quels que soient la personne et le bien concernés,
- à l'extérieur du domaine clôturé, dans la mesure où le CERN est propriétaire ou détenteur du bien concerné.

3. Qui doit déclarer

En principe, les déclarations doivent être faites par les personnes directement concernées. Toutefois, en ce qui concerne la perte ou le vol de biens appartenant à l'Organisation ou détenus par elle, les particularités suivantes s’appliquent :

  1. les entreprises, dont le personnel constate la perte ou le vol d'un tel bien, ont l'obligation d'en informer immédiatement le responsable CERN pour les aspects techniques ou opérationnels du contrat, qui se charge de la déclaration,
  2. la règle ci-dessus ne s’applique pas pour les Cartes d'accès CERN et les Vignettes CERN pour véhicule, au sujet desquelles une déclaration doit être faite par les représentants de l'entreprise concernée,
  3. en ce qui concerne les clés CERN, la déclaration est toujours effectuée par le détenteur de la clé. Si ce dernier est employé par une entreprise intervenant au CERN, il doit en informer immédiatement le responsable CERN pour les aspects techniques ou opérationnels du contrat.

4. Quand, où et comment

En cas d’événement impliquant un danger immédiat, le Service Secours et Feu doit être immédiatement contacté (Site de Meyrin, bâtiment 65, téléphone d'urgence 74444, ouvert tous les jours, 24h sur 24).

  1. Les déclarations de vol ou de perte doivent être enregistrées, dès la constatation des faits, via le Service Portal ou auprès du Service Desk (Site de Meyrin, bâtiment 55, téléphone : 77777, ouvert les jours ouvrables de 7h30 à 18h30, service-desk@cern.ch) ;
  2. Les déclarations d'événement grave doivent être effectuées de préférence via le Service Portal ou auprès du Service Desk (Site de Meyrin, bâtiment 55, téléphone : 77777, ouvert les jours ouvrables de 7h30 à 18h30, service-desk@cern.ch). A titre exceptionnel, le Service Secours et Feu peut également enregistrer ces déclarations ;
  3. En cas de vol ou perte d’une carte de légitimation suisse, la déclaration doit être faite au moyen du formulaire spécifique.

Une fois la déclaration effectuée, les personnes concernées s'adresseront, dans les cas suivants, aux Services responsables du remplacement des biens volés ou perdus :

  • Cartes d'accès CERN et Vignettes CERN pour véhicule : Service Enregistrement (Site de Meyrin, bâtiment 55/1, ouvert les jours ouvrables de 7h30 à 16h30) ;
  • Clés CERN : Service Serrurerie (Site de Meyrin, bâtiment 55/2-001, locks.keys@cern.ch, ouvert les jours ouvrables de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30) ;
  • Téléphones portables CERN : Labo Télécom (Site de Meyrin, bâtiment 2, ouvert les jours ouvrables de 8h à 18h) ;
  • Documents de légitimation (cartes suisses / cartes françaises) : Bureau des Cartes (Site de Meyrin, bâtiment 33/1-024, ouvert les jours ouvrables de 8h30 à 12h30) ou Bureau des Utilisateurs (Site de Meyrin, bâtiment 61, ouvert les jours ouvrables de 8h30 à 12h30 et de 14h à 16h, fermé le mercredi matin) ;
  • Vélos CERN : Service vélos du Département de Physique (Site de Meyrin, bâtiment 124, ouvert les jours ouvrables de 8h30 à 11h30 et de 13h30 à 16h30).

5. Déclaration externe

Le Service des Relations avec les Pays-hôtes est chargé de déposer plainte auprès des Autorités compétentes si les faits sont survenus à l’intérieur du domaine clôturé et concernent des biens dont le CERN est propriétaire ou détenteur. Dans tous les autres cas, il appartient aux intéressés d’entreprendre les démarches nécessaires auprès des Autorités compétentes de l’Etat sur le territoire duquel les faits se sont produits.

En ce qui concerne les Cartes d’accès CERN et les Vignettes CERN pour véhicule, les déclarations sont à faire, en cas de vol uniquement, auprès des Autorités compétentes du pays dans lequel le vol a été commis.

Il est à noter que les déclarations concernant des documents délivrés :

  • par le Département fédéral suisse des Affaires étrangères (cf. paragraphe 4, lettre c ci-dessus), sont à adresser par voie postale au Nouvel Hôtel de Police, 5, chemin de la Gravière, CH-1211 Genève 8 ; une copie de la déclaration est à joindre à la demande de duplicata établie, selon le cas, par le Bureau des cartes ou le Bureau des Utilisateurs ;
  • par le Ministère français des Affaires étrangères, doivent être faites personnellement auprès d'une Brigade de Gendarmerie française, de préférence à Thoiry (http://lannuaire.service-public.fr/services_locaux/rhone-alpes/ain/gendarmerie-01419-01.html) ; la copie de la déclaration est à joindre à la demande de duplicata établie, selon le cas, par le Bureau des cartes ou le Bureau des Utilisateurs.

N.B.: les déclarations mentionnées aux points ci-dessus ne dispensent pas les intéressés de se conformer aux autres règlements applicables, notamment en ce qui concerne l’information de leurs supérieurs hiérarchiques.

6. Exemples

  1. La perte d’un portefeuille sur le domaine clôturé du CERN :
    1. doit être déclarée par l’intéressé via le Service Portal ou auprès du Service Desk au 77777 ou service-desk@cern.ch ;
    2. peut faire l’objet d’une plainte de l’intéressé auprès de la Police ou de la Gendarmerie du pays dans lequel la perte a eu lieu.
  2. Le vol d’un ordinateur portable CERN survenu lors d’un déplacement en dehors du domaine :
    1. doit être déclaré par le membre du personnel concerné via le Service Portal ou auprès du Service Desk au 77777 ou service-desk@cern.ch et
    2. doit faire l’objet d’une plainte du détenteur au moment du vol auprès de la Police ou de la Gendarmerie du pays dans lequel s’est produit le vol.
  3. La disparition de câbles de cuivre d’un Point LHC :
    1. doit être déclarée par le membre du personnel responsable par le biais du Service Portal ou auprès du Service Desk au 77777 ou service-desk@cern.ch et
    2. fait l’objet d’une plainte déposée par le Service des Relations avec les Pays-hôtes auprès de la Police ou de la Gendarmerie du pays dans lequel se situe le Point LHC concerné.
  4. La perte d'une clé CERN :
    1. doit être déclarée via le Service Portal ou auprès du Service Desk au 77777 ou service-desk@cern.ch et
    2. fait l'objet d'une demande de clé auprès du Service Serrurerie (bâtiment 55)
  5. Le vol d'un Titre de séjour spécial français :
    1. doit être déclaré auprès de la gendarmerie de Thoiry (Ain) ou de la gendarmerie ou du commissariat le plus proche et
    2. fait l'objet d'une demande de duplicata auprès du Bureau des Cartes ou du Bureau des Utilisateurs selon le statut du membre du personnel concerné.

Service des Relations avec les Pays-hôtes
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Tél. 72848 / 75152